Préparez un calendrier de rendez-vous fiable

Un créneau vide n’est utile que si quelqu’un peut réellement assurer la prestation. Construisez votre planning autour du personnel, du temps disponible et des ressources nécessaires à chaque rendez-vous.

01. Partez des horaires de travail réels

Listez les horaires de travail, les pauses et les absences prévues de chaque membre de l’équipe. Vérifiez le lieu et le fuseau horaire utilisés par votre entreprise. Si une personne travaille sur deux sites, intégrez les déplacements dans le planning.

Décidez qui actualise les disponibilités pour éviter que l’équipe utilise plusieurs versions différentes du planning.

02. Prévoyez un créneau pour l’ensemble du rendez-vous

Utilisez la durée indiquée dans votre liste de prestations validée. Tenez compte de l’installation, du nettoyage et des salles ou du matériel qui ne peuvent pas être partagés. Deux personnes disponibles ne peuvent pas forcément accepter des rendez-vous simultanés si elles ont besoin de la même ressource.

L’aperçu du design Services regroupe les rendez-vous du personnel et les horaires disponibles pour repérer plus facilement le prochain créneau libre.

03. Gardez des informations de réservation cohérentes

Pour chaque rendez-vous, préparez le nom du client, la prestation, la personne affectée, le lieu et l’heure de début. Vérifiez les coordonnées avec le client pour pouvoir lui communiquer clairement un changement.

Accordez-vous sur la gestion des reports, des annulations et des retards. Lorsqu’un rendez-vous est déplacé, assurez-vous que le client et la personne qui réalise la prestation connaissent la nouvelle organisation.

04. Vérifiez demain avant de terminer aujourd’hui

Une courte vérification quotidienne permet de détecter les problèmes avant l’arrivée des clients.

• Le personnel est disponible pour chaque rendez-vous prévu.
• Les durées et les ressources nécessaires conviennent.
• Les changements ont été communiqués.
• Une personne est chargée de clarifier chaque demande client incertaine.

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