Rédigez des notes clients courtes et utiles

Une note utile aide la personne suivante à servir le client sans lire un long récit. Notez ce qui s’est passé, ce qui a été convenu et ce qui doit être fait ensuite.

01. Notez les faits utiles à la prestation

Gardez la note liée au rendez-vous ou à la prestation : préférence exprimée par le client, contenu convenu et changement qui influencera la prochaine visite. Utilisez des formulations neutres qu’un autre membre de l’équipe peut comprendre.

Par exemple : « Le client a demandé la même finition que lors de sa dernière visite. Confirmer la durée de la prestation avant le prochain rendez-vous. » C’est plus utile qu’un rappel vague de ne pas oublier ce client.

02. Distinguez la note de la prochaine action

Écrivez clairement l’étape suivante et indiquez qui en est responsable. Si quelqu’un a promis de confirmer un horaire ou un prix, précisez ce qui reste à confirmer plutôt que de laisser entendre que tout a déjà été convenu.

Distinguez le statut du paiement d’une simple note. Un message indiquant « payé » ne doit pas remplacer l’enregistrement réel du paiement.

03. Conservez des informations pertinentes et respectueuses

Recueillez uniquement ce dont l’équipe a besoin pour réaliser la prestation. Évitez les détails personnels inutiles, les suppositions ou les commentaires sur le caractère du client. Respectez les règles de votre entreprise concernant les accès et la conservation des données.

Ne copiez pas d’informations sensibles sur un client dans une demande à l’IA simplement pour améliorer la formulation. Vous pouvez vous entraîner sur un modèle de note avec des informations fictives.

04. Utilisez un modèle en trois lignes

Vérifiez le format avec votre équipe avant de transférer les notes existantes. Conservez les informations actuelles et utiles, et signalez celles qui nécessitent une clarification.

• Prestation ou visite : ce qui s’est passé et quand.
• Préférence ou changement convenu : les faits utiles.
• Prochaine action : ce qui doit être fait et par qui.

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