Buat catatan klien yang singkat dan berguna

Catatan yang berguna membantu anggota tim berikutnya melayani klien tanpa membaca cerita panjang. Catat apa yang terjadi, apa yang disepakati, dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya.

01. Catat fakta yang membantu pemberian layanan

Hubungkan catatan dengan janji temu atau layanan: preferensi yang disampaikan pelanggan, cakupan yang disepakati, dan perubahan yang memengaruhi kunjungan berikutnya. Gunakan bahasa netral yang dapat dipahami anggota tim lain.

Contoh: “Pelanggan meminta hasil akhir yang sama seperti kunjungan sebelumnya. Konfirmasikan durasi layanan sebelum pemesanan berikutnya.” Ini lebih berguna daripada pengingat samar untuk mengingat pelanggan tersebut.

02. Pisahkan catatan dari tindakan berikutnya

Tuliskan langkah berikutnya dengan jelas dan tentukan penanggung jawabnya. Jika seseorang berjanji mengonfirmasi waktu atau harga, sebutkan hal yang perlu dikonfirmasi, bukan menyiratkan bahwa kesepakatan sudah dibuat.

Pisahkan status pembayaran dari catatan biasa. Pesan bertuliskan “sudah dibayar” tidak boleh menggantikan catatan pembayaran yang sebenarnya.

03. Simpan informasi yang relevan dan sopan

Kumpulkan hanya informasi yang diperlukan tim untuk memberikan layanan. Hindari rincian pribadi yang tidak perlu, dugaan, atau komentar tentang karakter pelanggan. Ikuti aturan usaha mengenai akses dan penyimpanan informasi.

Jangan menempelkan informasi sensitif klien ke permintaan AI hanya untuk memperbaiki susunan kata. Anda dapat berlatih membuat format catatan menggunakan informasi fiktif.

04. Gunakan templat tiga baris

Tinjau format bersama tim sebelum memindahkan catatan lama. Pertahankan informasi yang masih berlaku dan berguna, lalu tandai bagian yang perlu diperjelas.

• Layanan atau kunjungan: apa yang terjadi dan kapan.
• Preferensi atau perubahan yang disepakati: fakta yang relevan.
• Tindakan berikutnya: apa yang perlu dilakukan dan siapa yang melakukannya.

Rencanakan kalender pemesanan